MEMORIAS PARA UNA LICITACIÓN PÚBLICA
Guía Operativa
05/08/2008
CONSULTOR JURIDICO
Heberto Guillermo Corea Guerrero.
TABLA DE CONTENIDO
PREÁMBULO
Todo Manual conlleva la intención de perennizar en el tiempo y en el espacio el aspecto técnico administrativo de un proceso, en este caso del Proceso de Licitación Pública de la administración pública. Es un regulador de las acciones que se desarrollan sobre la materia de contratación, tomando como base lo reglado en las distintas leyes que la organizan y la delimitan. (Hay autores como el doctor Enrique Torres Viqueira que hablan de la materia del gasto público [1] considerando a las contrataciones de la administración pública, como una técnica del gasto y por ende parte del derecho financiero del Estado). Además expresa de forma sencilla, lo que entiende por este procedimiento así: El procedimiento de Contratación es el itinerario secuencial de actos que permiten, no sólo la formación de una voluntad negocial de las Administraciones Públicas, sino la creación del espacio adecuado para la celebración de tal negocio y su plena ejecución.
Nosotros hemos de considerar a la Licitación Pública, como una categoría jurídica que forma parte del derecho administrativo, por lo tanto se encuentra fuera del principio de “libertad de contratación” o “Autonomía de la voluntad” principio exclusiva del derecho de los particulares, que permite definir al contrato como ley entre las partes. En este manual presentamos esta actividad, reglada por la norma jurídica y sometida a una lista de prerrogativas especiales que la hacen trascender por su naturaleza de satisfacer intereses colectivos, al derecho individual, o sea exorbitan lo tutelado en materia contractual por el derecho privado. Esto no limita a hablar e integrar esta actividad de Licitación Públicaa la globalización, a la transparencia y a la excelencia de una organización, siendo estos los tópicos más sobresalientes de estos últimos tiempos, se trata del entorno del siglo XXI.
Es preciso estar inmerso en esa realidad; ser transparente y alcanzar la excelencia dentro la globalización de la economía es más que un reto, es una necesidad. El fenómeno de la inflación se encuentra haciendo estragos en nuestra economía, cada vez resulta más costoso adquirir productos de buena calidad para las instituciones públicas, se hace necesario que las Instituciones públicas optimicen sus procesos para poder minimizar sus costos. Hay que revisar la operatividad de las compras, por cuanto afectan de manera importante el presupuesto asignado, debemos de aprovechar al máximo los recursos, hay que evaluar el proceso de compra para adecuarlo a los nuevos requerimientos internacionales que devienen de los tratados y de la tendencia unificadora de los Estados en liberar las fronteras a efectos de hacer llegar los productos de forma más ágil y con menor valor.
En estos momentos podemos estar pagando más por algún producto que posiblemente valga menos, ya que lo tenemos saturados de impuesto, de garantías, de transporte, de seguros, y de IMCOTERN; este producto, por proceso productivo posiblemente valga dos dólares al salir de fabrica, pero al llegar al consumidor tiene un valor de diez dólares, esos ocho dólares son costos indirectos que hacen al producto no consumible por falta de capacidad adquisitiva, hay que eliminar la mayor cantidad de costos innecesarios para poder agilizar el consumo del producto.
En este manual de Licitación Pública nos hemos impuesto la tarea de presentar una propuesta ágil del proceso de Licitación Pública y una propuesta expedita en el desarrollo del procedimiento para seleccionar al contratista y por ende crear la voluntad del Estado.
La experiencia acumulada en el quehacer de la Licitación Pública en mis veinte años de bregar por este mar de problemas, me impulsan a dejar plasmado en este manual, una forma un poco más digerible del cumplimiento de la formalidad, “engorroso para muchos” y que de igual manera conllevaría a la objetividad en el proceso de Compra, que no es más que la falta de discrecionalidad y el cumplimiento de la formalidad, como condición sine quanon para la legalidad de estos actos y actividades administrativas.
Hasta el día de hoy, el procedimiento para seleccionar el contratista, si es por licitación pública tiene una duración de noventa días el más expedito, cincuenta días si es licitación selectiva y de veinte días si es contratación menor o contratación simplificada. La Compra menor la cual es una compra de menor cuantía dura unas veces hasta treinta días. No es posible tanto desatino, hay que agilizar el procedimiento utilizando todo lo que nos permite la norma sin interpretarla y sin estirarla, simplemente haciendo uso de los principios generales que la guían y sirven de criterios de comprensión de la misma, en su papel de normas de actuación.
Es preciso aprovechar las herramientas técnicas surgidas de las buenas prácticas y de las asesorías de especialistas en el tema, que nos permitan salir adelante en este complejo quehacer diario de la Administración Pública. Buen viaje mí amigo.
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MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO
En nuestras constituciones políticas hemos encontrados datos referidos sobre enajenación de bienes y su adquisición, en este caso únicamente presentaremos la norma ahí establecida.
Constitución de 1826
Art. 81- Corresponde a la Asamblea:
2.- Fijar anualmente los gastos de la Administración del Estado, y establecer las contribuciones e impuestos necesarios para cubrirlos, y para llenar el cupo que le corresponde en los gastos de la Administración Federal.
11.- Disponer lo conveniente para la administración, conservación y enajenación de los bienes del Estado.
Constitución de 1838
Art. 109- Corresponde al Poder Legislativo del Estado:
9).- Disponer lo conveniente para la administración, conservación o enajenamiento de toda propiedad del Estado.
CONSTITUCIÓN DE 1893
Art. 131. El Poder Ejecutivo no podrá celebrar contratos que comprometan los fondos nacionales, sin previa publicación de la propuesta en el periódico oficial y licitación pública. Exceptúense los que tengan por objeto proveer á las necesidades de la guerra, y los que por su naturaleza no puedan celebrarse sino es con persona determinada.
Constitución de 1905
Arto 26.- Celebrará toda clase de contratos para proveer a las necesidades de la administración, y someter a la ratificación de la Asamblea Legislativa los que versen sobre empréstitos extranjeros, colonización y navegación y demás obras de utilidad, siempre que entrañen privilegios temporales o comprometan las rentas públicas y propiedades de la nación, o cuando en ellos se disponga de sumas no votadas en el presupuesto.
Art. 98.- Todo gasto que se haga fuera del presupuesto es ilegítimo, y serán responsables solidariamente por la cantidad gastada, el presidente de la República, el ministro de Hacienda y el empleado pagador, sin perjuicio de las penas a que hubiere lugar conforme a la ley.
Art. 103.- El Poder Ejecutivo no podrá celebrar contratos que comprometan los fondos nacionales sin previa publicación de la propuesta en el periódico oficial y licitación pública, Exceptúense de estas formalidades los que tengan por objeto proveer las necesidades de la guerra, y los que por su naturaleza no pueden celebrarse sino con persona determinada.
Constituciones de 1911-1913
Arto 24.‑ Celebrar los contratos para proveer a las necesidades de la administración y someter a la ratificación del Congreso los que versen sobre empréstito, colonización, navegación y demás obras de utilidad, y los que entrañen privilegios temporales o comprometan las rentas públicas y propiedades de la nación, o cuando en ellas se disponga de sumas no votadas en el presupuesto.
Constitución de 1939
Art. 219.‑ Corresponde al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa:
17).‑ Celebrar contratos administrativos para la prestación de servicios y ejecución de obras públicas, con arreglo a las leyes fiscales y los que convengan con particulares o compañías para fines de interés general.
Art. 274.‑ El Poder Ejecutivo debe estar autorizado por una ley para disponer de las propiedades del Estado y para tomar caudales y préstamos sobre el crédito de la Nación. Toda operación que infrinja este precepto será nula y no obligará al Estado.
Art. 275.‑ Todos los contratos para ejecución de obras públicas serán adjudicados en subasta. La ley reglamentará este precepto.
Constitución de 1948
15).- Celebrar contratos con arreglo a las leyes para la prestación de servicios y ejecución de obras públicas y para fines de interés general;
Arto. 228.- El Poder Ejecutivo debe estar autorizado por una ley para disponer de las propiedades inmuebles del Estado y para tomar caudales y préstamos sobre el crédito de la Nación. Todo acto en contravención a este precepto es absolutamente nulo.
Arto. 229.- Los contratos de obras públicas de elevada cuantía, serán adjudicados en subasta. La ley reglamentará este concepto.
Constitución de 1950
Arto. 195.- Corresponde al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa:
16.- Celebrar contratos con arreglo a la Constitución y las leyes para la prestación de servicios y ejecución de obras públicas y para fines de interés general;
Arto. 246.- El Poder Ejecutivo debe estar autorizado por una ley para disponer de las propiedades inmuebles del Estado y para tomar caudales a préstamos sobre el crédito de la Nación. Todo acto en contravención a este precepto es absolutamente nulo.
Arto. 247.- Los contratos de obras públicas de elevada cuantía, serán adjudicados en subasta. La ley reglamentará este precepto.
Constitución de 1974
Arto. 194 Corresponde al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa:
17) Celebrar contratos con arreglo a la Constitución y las leyes para la presentación de servicio y ejecución de obras públicas para fines de interés general;
Arto. 214 El Poder Ejecutivo deberá estar autorizado por ley para disponer de las propiedades inmuebles del Estado y para tomar caudales préstamo sobre el crédito de la Nación. Todo acto en contravención a este precepto es nulo.
Arto. 215 Los contratos de obras públicas de elevada cuantía, serán adjudicados mediante licitación. La ley reglamentará este precepto.
CONSIDERACIONES
Como se puede observar, hasta esta fecha la disposición de bienes del Estado principalmente inmuebles únicamente se puede dar por ley especial, este valor constitucional no se mantuvo en la Constitución de 1987 y su reforma de 1995 para le enajenación de bienes del estado, esta pasó a nivel de ley ordinaria, de igual manera la adquisición, que fue regulada por primera vez por ley ordinaria en el año de 1981.
En los años anteriores a la ley de contrataciones del Estado de 1981, las Licitación Pública estaban sujetas a las leyes fiscales, como así se había establecido en la Constitución de 1939; Siendo reguladas por reglamentos internos de cada ente estatal y, aunque en las dos últimas constituciones antes de la Cn de 1987 y su reforma de 1995 se establecía que lo regularía una ley; está nunca se emitió, por lo que su regulación continuo siendo el nivel de leyes fiscales, a través de reglamentos internos financieros.
En dichos reglamentos el mecanismo normal para la compra era la licitación y la subasta, de estos reglamentos extraemos en un cuadro el aspecto práctico de la licitación en los años 70, para que nos sirva de conocimientos históricos.
Cada Institución del Estado, tenía su reglamento financiero de adquisiciones; el Ejecutivo tenía su propio reglamento para los Ministerios, y las dos principales Instituciones de esa época, el Seguro Social y la Empresa de Acueductos y Alcantarillados sobresalían en sus procedimientos, otra cosa es, si estos procedimientos se incumplían. Veamos:
| BIENES A ADQUIRIR | PROCEDIMIENTO NORMAL | EXCEPCIONES | AUTORIZA |
| Construcción de Inmueble Medicamentos Material médico quirúrgico Equipos médicos Mobiliarios | Licitación | Directamente Urgencia Compras menores Directamente | Presidente del Comité de Licitación |
1. En cada una de las leyes orgánicas existentes, están definidos los niveles de autoridad y jerarquía de cada Institución estatal, así como las funciones que les corresponde, las cuales deben de estar acorde con los bienes a adquirir y con los niveles de autoridad en las compras públicas, entre estas están:
2. Reglamento del poder ejecutivo para alas adquisiciones
3. Reglamento de Entidades autónomas para las adquisiciones
4. Ley de Disposición de Bienes del Estado, LEY No. 169, Aprobada el 2 de Diciembre de 1993 LEY No.204, Aprobado en el día 24/08/1996
5. Ley de Contrataciones para la Administración Pública.
6. Reglamento de la Ley de Contrataciones para la Administración Pública
7. Lineamientos y Políticas que deberán observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública en los Procedimientos de Contratación.
8. Ley de Administración Financiera y presupuestaria.
9. Ley de la Deuda pública.
ASPECTOS GENERALES.
En el presente manual se presentan de una manera enunciativa y no limitativa a las políticas, lineamientos y procedimientos que son de observancia obligatoria para las áreas administrativas y sustantivas de la administración pública, teniendo como propósito fundamental regular las acciones relativas a la planeación, programación, presupuesto, gasto, ejecución, mantenimiento y control que en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y prestación de servicios de cualquier naturaleza que celebre la administración pública.
Así como establecer criterios uniformes para la aplicación, control y seguimiento de los procedimientos sobre la materia.
En este marco de actuación a lo largo del proceso, corresponderá a la Dirección Administrativa de la administración pública: difundir entre las diversas áreas internas el Manual, así como asesorarlas y orientarlas respecto a su interpretación y aplicación. Analizar y en su caso, adoptar las sugerencias u observaciones para que este instrumento sea mejorado o ampliado en su contenido; buscando en lo posible hacer más transparente, oportuno y ágil la aplicación de los recursos económicos y materiales asignados a su organización.
Verificar el pleno apego a lo señalado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y PROGRAMACION.
Para la definición y desarrollo de estas actividades, la Institución debe tomar en cuenta los objetivos y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo; así como de los programas sectoriales, institucionales, regionales y específicos que le correspondan; contemplando las previsiones y recursos establecidos en el Presupuesto de Egresos.
La Dirección de Contrataciones de la institución, apoyándose en la dirección financiera y
y en el Departamento de Recursos Materiales, es la instancia encargada de la elaboración del Proyecto y su posterior confirmación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; para lo que requiere guardar una estrecha vinculación con las áreas internas a efecto de contar con información suficiente y oportuna que le permita la elaboración de dicho documento.
El programa de adquisiciones, arrendamientos y servicios; deberá ser remitido por la dirección de contrataciones a la dirección superior en la fecha de elaboración del proyecto de presupuesto y/o más tardar el 31 de octubre de cada año y ponerlos a disposición de los interesados; previa aprobación . Cabe precisar que dichos programas una vez ratificados en el año de su ejecución tendrán el carácter de informativos, no implicarán compromiso alguno de contratación y podrán ser objeto de adiciones, modificaciones, suspensiones o cancelaciones sin que ello implique responsabilidad alguna para la institución.
10.
ELABORACION DEL PROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES.
Para la elaboración de este documento, así como de sus correspondientes presupuestos, se deberán considerar:
i) Los objetivos y metas internas a corto y mediano plazo;
ii) La calendarización física y financiera de los recursos necesarios;
iii) Las unidades responsables de su instrumentación;
iv) Los programas sustantivos de apoyo administrativo y de inversiones; en su caso.
v) Los planos, proyectos, especificaciones y programas de ejecución;
vi) Los requerimientos de conservación y mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles a cargo de la institución.
vii) Los requerimientos de bienes de consumo para la operación regular de la institución.
INICIO DE LA LICITACIÓN
La Unidad de Adquisiciones una vez que ha tenido en su poder totalmente definidos los previos que sustentan el objeto a adquirir; tales como PBC y sus especificaciones técnicas o TDR si es consultoría, debidamente publicados de antemano para cualquier sugerencia del público, prepara el proyecto de resolución de Inicio del proceso y lo remite a asesoría legal, a efectos de que dicha área le de la legalidad correspondiente y remita a firma de la autoridad superior correspondiente.
Firmada la resolución, el original queda en resguarda de la asesoría jurídica en el libro de resoluciones, (si no existe pues al expediente) remitiéndose a la unidad adquisitiva copia debidamente razonada de ser conforme a su original.
Dicha resolución debe contener decisiones en la cual se autoriza dicho inicio, indica la unidad administrativa a cargo de la tramitación del procedimiento, conforma el Comité de Licitación y designa al funcionario que lo presidirá y ordena que se realicen los actos de comunicación que correspondan, indicará además la justificación de la contratación de acuerdo con el Plan o Programa Nacional de Inversiones.
Esta resolución además debe de contener la identificación del proceso, el objeto y su cantidad y calidad. Debiéndose de mantener incólume en todo el proceso esa misma identificación, el mismo objeto, su cantidad y su calidad; todo en correspondencia con las recomendaciones de adjudicación, la adjudicación misma, en el contrato y en la recepción final.
FORMACIÓN Y CUSTODIA DEL EXPEDIENTE ÚNICO DE LA LICITACIÓN
La Unidad de Adquisiciones o la unidad a cargo de la tramitación indicada en dicha Resolución, forman y custodia un expediente único por cada licitación, al cual incorpora los estudios previos que motivaron el inicio del procedimiento, y original de todas las actuaciones internas o externas que tengan relación con la licitación.
El Analista de Licitaciones a cargo enumera los folios del expediente e incorpora los documentos de tal manera que en el expediente se archive en forma cronológica el historial de la licitación. Una vez concluido en su totalidad el procedimiento, el expediente es custodiado por la Unidad de Adquisiciones.
El comité de licitación podrá autorizar el acceso a los estudios técnicos de las ofertas, a través de acto debidamente motivado, así como excluir de su acceso a las partes y el público en general, de os documentos definidos como confidenciales de los Oferentes.
Por disposiciones en las “Normas para el análisis, control y seguimiento de las contrataciones del Estado”, las Entidades enviarán a la Contraloría General de la República, en un plazo máximo de 10 (diez) días contados a partir de la suscripción del respectivo contrato, la siguiente información:
Una copia de los siguientes documentos:
- Resolución Administrativa de inicio de la licitación.
- Recomendación del Comité de Licitación.
- Resolución de Adjudicación.
- Contrato.
Elaboración y aprobación del PBC
La Unidad de adquisiciones, está facultado aprobar el PBC de la licitación junto con el solicitante, quienes son los que remitirán el primer proyecto. (En la práctica es el analista de la Unidad de Adquisiciones quien prepara este proyecto) el cual incluirá toda la información necesaria para que el interesado pueda formular válidamente su oferta.
El PBC de la licitación se prepara de forma que se favorezca la competencia y la igualdad de participación de los potenciales Oferentes. Después de la Capacidad económica de la empresa y de su experiencia en el rubro licitado, no debe existir limitación alguna para participar.
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| 1. Origen de los Fondos | |||||||||||||||||||||||||||||
| 2. Licitantes Elegibles | |||||||||||||||||||||||||||||
| 3. Bienes Elegibles | |||||||||||||||||||||||||||||
| 4. Costo de la Licitación | |||||||||||||||||||||||||||||
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| 5. Contenido del Pliego de Bases y Condiciones | |||||||||||||||||||||||||||||
| 6. Aclaración al Pliego de Bases y Condiciones | |||||||||||||||||||||||||||||
| 7. Modificaciones al Pliego de Bases y Condiciones | |||||||||||||||||||||||||||||
| 8. Enmiendas al Pliego de Bases y Condiciones | |||||||||||||||||||||||||||||
| 9. Homologación del Pliego de Bases y Condiciones | |||||||||||||||||||||||||||||
| 10. Aplicación de Normas Especiales | |||||||||||||||||||||||||||||
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| 11. Idioma de la oferta | |||||||||||||||||||||||||||||
| 12. Documentos incluidos en la oferta | |||||||||||||||||||||||||||||
| 13. Formulario de oferta | |||||||||||||||||||||||||||||
| 14. Precios de la oferta | |||||||||||||||||||||||||||||
| 15. Monedas de la oferta | |||||||||||||||||||||||||||||
| 16. Documentos que establecen la elegibilidad y calificaciones del Proveedor | |||||||||||||||||||||||||||||
| 17. Documentos que establecen la elegibilidad de los bienes y su conformidad con el Pliego de Bases y Condiciones. | |||||||||||||||||||||||||||||
| 18. Garantía de Mantenimiento de la oferta | |||||||||||||||||||||||||||||
| 19. Período de validez de las ofertas | |||||||||||||||||||||||||||||
| 20. Formato y firma de la oferta
Este Contenido de PBC es Universal, ya es estandarizado con el contenido de los PBC de los Organismos Bilaterales como el Banco Mundial, el Banco Interamericano de Desarrollo y el BCIE. |
ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIA A LICITACIÓN
La Unidad Adquisitiva tiene como función disponer los actos de Convocatoria que corresponda, en su calidad de apoyo administrativo que la ley le faculta y en cuanto a la comunicación con los proveedores.
La convocatoria es una invitación general a personas indeterminadas para presentar ofertas, esta convocatoria la Entidad Pública convocante podrá cancelar durante el plazo de presentación de ofertas, sin lugar a indemnización a los Oferentes, aunque estos hubiesen presentando en dicho lapso sus ofertas.
La publicación de las convocatorias a Licitación Pública se realiza en línea por medio del Sistema Electrónico del estado, en la “La Gaceta” Diario Oficial se publica un resumen de convocatoria. Sin perjuicio de la publicación en diarios de amplia circulación, la convocatoria y publicación también podrá realizarse en la Internet.
Al utilizar estas formas de comunicación se deja constancia en una minuta en el expediente de la contratación, firmada por el funcionario responsable, con indicación de la modalidad, fecha y hora de la comunicación electrónica.
El PBC completo una vez integradas o no los aportes del público, estará a disposición de cualquier interesado al menos desde el día en que aparezca la invitación en cualquiera de los medios de comunicación señalados.
La convocatoria se podrá publicar además en publicaciones internacionales cuando así convenga a los intereses nacionales e institucionales.
La convocatoria a licitación, contiene por lo menos, la siguiente información:
1. Nombre y dirección de Entidad Adjudicadora
2. Tipo de procedimiento y número de la licitación
3. Nombre de la licitación.
4. Índole, cantidad y lugar de entrega, de los bienes a suministrar, índole y ubicación de obras a efectuar o índole de servicios y lugar para prestarlos.
5. Plazo conveniente o necesario para suministro de bienes o terminación de obras o plazo o calendario para prestar servicios.
6. Fecha y forma de obtener el PBC y lugar donde puede obtenerse.
7. Precio del PBC, que no debe exceder su costo de reproducción.
8. Moneda y forma de pago del precio del PBC.
9. Idioma en que puede obtenerse el PBC.
10. Lugar y plazo para presentación de ofertas.
11. Origen de fondos para la licitación.
12. Fechas de las publicaciones o invitación.
REUNIÓN PARA HOMOLOGAR EL PBC
La entidad licitante por conducto del área de adquisiciones efectuará una reunión con potenciales oferentes dentro de los primeros cinco día hábiles de su convocatoria respectiva, para que los asistentes hagan las preguntas y observaciones que puedan afectar la participación en condiciones de igualdad de los posibles Oferentes así como aclarar cualquier otro aspecto del PBC o documentos de la licitación.
En esta reunión deben de estar presente además el delegado Institucional que puede ser el responsable de la unidad adquisitiva o a quien se designe si así se decide, todos los especialistas que ayudaron a preparar el PBC, tanto de las bases administrativas, como técnicas y legales.
Las repuestas de los presentes deberán ser respondidas por cada especialista, pero estas repuestas deben de ser aclaratorias al PBC, las repuestas decisorias deben de pasar a aprobación del comité de Licitación para ser dadas a conocer por una adición al PBC que permita enmendarlo o modificarlo.
De esta sesión se levantará acta correspondiente, la que deberá ser firmada por los miembros del comité de licitación, especialistas presentes y potenciales oferentes.
De esta sesión puede surgir modificación al PBC, precisamente la homologación conlleva a unificar cualquier imprecisión que sea considerada como violatoria a los principios de contratación, fundamentalmente a la igualdad de trato o a la libertad de participación en el proceso.
Podría referirse la homologación al objeto de la contratación, en el sentido de estar discontinuada su fabricación, de estar limitada su fabricación a algún tipo de madera por veda oficial o por haberse establecido en el PBC especificaciones técnicas equivocadas o imposibles de cumplir.
ACLARACIONES, ENMIENDAS Y MODIFICACIONES AL PBC
Los potenciales Oferentes podrán solicitar a la Entidad Adjudicadora aclaraciones sobre el contenido del PBC. La solicitud se podrá hacer por cualquier medio electrónico a la dirección indicada por la Entidad Adjudicadora en el PBC.
La Entidad Adjudicadora dará respuesta a las solicitudes de aclaración que reciba 3 días hábiles posteriores a dicha reunión para que el Oferente presente a tiempo su oferta y comunicará la aclaración, sin indicar el origen de la solicitud, a todos los Oferentes que les haya entregado el PBC.
La Entidad Adjudicadora dará adecuada difusión e incorporará de inmediato al expediente de la licitación las aclaraciones de carácter simple, pedidas o acordadas de oficio, que no impliquen modificación al PBC.
La Entidad Adjudicadora, en cualquier momento antes de vencer el plazo para recibir ofertas, podrá modificar el PBC mediante una adición, anunciará las modificaciones al PBC por los mismos medios utilizados para la invitación, si la modificación es sustancial podrá ampliarse hasta en un 50% el plazo de presentación de oferta. Se consideran modificaciones las que no cambian el objeto del negocio, ni constituyen una variación fundamental en la concepción original de éste.
Si se cambia el objeto del negocio o su variación lo convierte en otro objeto, se debe de suspender el proceso, y preparar un nuevo procedimiento.
El plazo para recibir ofertas será de 30 (treinta) días mínimo entre la fecha de apertura de oferta y la comunicación a los interesados sobre cualquier alteración importante y sustancial en la concepción original del objeto del PBC de la licitación.
El Comité de Licitación levantará y firmará acta de todas las sesiones, en donde se anotarán las decisiones adoptadas sobres las solicitudes de aclaraciones al PBC y sus respuestas así como sobre las enmiendas, correcciones y modificaciones al PBC.
OBJECIÓN ESCRITA AL PBC
Los Oferentes una vez agotadas las etapas de aclaraciones y la reunión de homologación al PBC y dentro del primer tercio del plazo de presentación de ofertas, si aplica, y estima que dicho pliego de base es contrario a los principios y disposiciones esenciales de los procedimientos establecidos por la Ley de contrataciones o que favorece ostensiblemente a uno de los Oferentes, tienen derecho a formular objeción escrita ante el área de adquisiciones.
Este recurso será razonado y fundado en violación específica de los principios generales de la contratación administrativa, cuando el PBC favorezca ostensiblemente a uno de los potenciales Oferentes.
Este recurso debe resolverse a más tardar dentro de los 5 (cinco) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo de la gestión y si la resolución respectiva afecta sustancialmente el contenido del PBC, se modificará el cómputo del plazo para la presentación de ofertas.
Las objeciones que se declare sin lugar no afectan el cómputo de los plazos para la presentación de ofertas.
El área de adquisiones levantará y firmará acta de todas las sesiones, en donde se anotarán las decisiones adoptadas sobres las objeciones, sus afectaciones al PBC y al cómputo del plazo para presentación de ofertas, sí las hubiere.
PRESENTACIÓN Y APERTURA DE OFERTAS
Se fijará el lugar, fecha y hora determinados para la presentación y para la apertura de las ofertas, indicándola además en el calendario de la contratación del PBC.
En la Licitación Pública, el plazo mínimo para que el Oferente presente su oferta es de treinta días calendarios, contados a partir de la fecha de la última publicación de la convocatoria.
Sí se considera necesario hacer una prórroga del plazo para presentación de ofertas, publicará el anuncio con la respectiva prórroga antes del vencimiento del plazo inicial.
La oferta se debe presentar en original y la cantidad de copias indicadas en el PBC, siendo dirigida su oferta a la Entidad Adjudicadora al menos con los datos siguientes:
1. Nombre y dirección de la Entidad Adjudicadora,
2. Número y nombre de la Licitación.
3. La fecha y hora indicada en el PBC para su apertura.
4. Nombre y dirección del Oferente.
La oferta se presentará por escrito por persona facultada, o por correo cuando así se permita en el PBC, firmada y en sobre sellado, sus páginas debidamente foliadas y con las iniciales de la firma del Oferente.
Sí en el PBC se permite que la oferta se envíe por correo, el registro de su recepción será en la fecha y hora de recepción en el lugar establecido por la Entidad Adjudicadora en el PBC.
Sí el sobre exterior de la oferta no se recibe sellado y marcado según lo establecido en el PBC por la Entidad Adjudicadora, ésta no asumirá ninguna responsabilidad en caso que la oferta se extravíe o se abra antes de la fecha y hora de apertura de ofertas.
El Oferente presentará su oferta redactada en idioma español; si presenta otros documentos u otro tipo de material impreso, podrán estar escritos en otro idioma diferente del español, solamente sí incluyen una traducción exacta de los contenidos pertinentes de dicho material al idioma español cuya traducción prevalecerá para la interpretación oficial de la oferta.
El comité de licitación emitirá a los Oferentes que lo soliciten un recibo haciendo constar la fecha y hora en que presenten su oferta.
Inmediatamente vencida la hora límite indicada en el PBC, se tendrá por cerrado automáticamente el plazo para la recepción de ofertas de la licitación. Este cierre, se debe de hacer materialmente, sea cerrando la puerta de ingreso al salón y no permitiendo ingresar a nadie con ofertas o bien recepcionando las que lleguen con una nota que contenga la frase “Fuera de plazo” anotando la hora y minutos de presentación.
En otra caso la Entidad Adjudicadora no aceptará ninguna oferta entregada después de la hora indicada en el PBC, cualquiera sea el motivo de su retraso.
Ningún Oferente podrá retirar, modificar o corregir su oferta después de su entrega.
La Entidad Adjudicadora devolverá las ofertas sin abrir a los Oferentes que las hayan presentado y se les hayan recibido una vez vencido el plazo indicado en el PBC para su presentación.
El Comité de Licitación abrirá todas las ofertas en forma pública inmediatamente después de cerrado el plazo para la recepción de ofertas, en el día y hora indicados en el PBC, en presencia de los Oferentes que deseen participar e invitados especiales.
El funcionario de la Entidad Adjudicadora, encargado por el Comité de Licitación o uno de sus miembros, abrirá una por una todas las ofertas, en el orden que fueron recibidas, en presencia de los asistentes y el Asesor Legal levantará un acta en la que se harán constar los datos generales de las ofertas presentadas, tales como:
· Número de Acta.
· Número de la licitación
· Nombre de la licitación.
· Lugar de apertura de ofertas.
· Fecha y hora de apertura de ofertas.
· Nombres de Oferentes, número y vigencia del Certificado del Registro Central de Proveedores presentado al entregar la oferta.
· Nombres de Oferentes y listado de sus ofertas, precios y descuentos recibidos.
· Listado y tipo de garantías recibidas y faltantes, sus montos y validez.
· Observaciones de Oferentes y sus firmas.
· Modificaciones o retiros de ofertas.
· Listado de ofertas rechazadas y sus motivos.
· Otros detalles que la Entidad Adjudicadora considere apropiado anunciar.
· Nombres y firmas de los miembros del Comité de Licitación.
· Nombres y firmas (opcional) de Oferentes o sus representantes presentes.
Este trámite es obligatorio en la Licitación Pública,
MODALIDADES PARA PRESENTACIÓN DE OFERTAS DE LOS OFERENTES.
El Oferente que participe como distribuidor, podrá ofrecer precios en plaza, a precios de catálogo o mediante ofertas recibidas del fabricante, exportador o casa extranjera, según corresponda, siempre y cuando se presenten con la oferta dichos documentos.
Dos o más personas físicas o jurídicas que sean distintos Oferentes, podrán complementar sus antecedentes y experiencia y presentar ofertas en consorcio.
Los Oferentes integrantes del consorcio responderán solidariamente ante el Estado, por todas las obligaciones y consecuencias derivadas de la participación de su oferta y del consorcio en los procedimientos de contratación, su eventual adjudicación y la ejecución del contrato.
Cuando por la naturaleza del objeto de la licitación, sea posible y conveniente para los intereses públicos que sus distintos componentes sean brindados por diferentes Oferentes y por tanto se establecerá en el PBC la posibilidad de que en una sola oferta se integren dos o más Oferentes en forma conjunta.
Los Oferentes conjuntos establecerán y deslindarán con toda claridad y exactitud, el componente de la oferta que corresponde a cada Oferente conjunto y al cual se obligan dentro de la oferta global.
PLAZO DE VALIDEZ DE LAS OFERTAS Y PROCEDIMIENTO PARA SU PRÓRROGA.
Las ofertas permanecerán válidas durante el plazo indicado en el PBC, suficiente para permitir que termine la comparación y evaluación de las ofertas, su recomendación y la adjudicación de la licitación.
La Entidad Adjudicadora podrá solicitar a los Oferentes una prórroga de duración determinada, antes del vencimiento del plazo de validez de las ofertas. El Oferente podrá rechazar la solicitud sin perder por ello su Garantía de Mantenimiento de Oferta, en tal caso la validez de su oferta cesará al expirar el plazo de validez no prorrogado.
La Entidad Adjudicadora considerará que el Oferente cuya Garantía de Mantenimiento de Oferta no sea prorrogada o que no presente una garantía nueva ha rechazado la solicitud de prórroga de la validez de su oferta.
CALIFICACIÓN Y EXAMEN PRELIMINAR DE LAS OFERTAS
La calificación debe de ser dirigida a la calidad del Oferente y, esta puede ser, Legal, Técnica y Financiera.
El examen debe de ser dirigida a la oferta en sí, en su aspecto legal, Técnico y Financiero.
En tal sentido previo a la evaluación y comparación de las ofertas, el Comité de Licitación examinará las ofertas para verificar si están completas, si contienen errores de cálculo, si tienen las garantías requeridas, si los documentos están debidamente firmados y si, en general están en orden, siguiendo las pautas descritas a continuación.
El Comité de Licitación considerará en todo momento que el contenido prevalecerá sobre la forma y permitirá la corrección de errores u omisiones subsanables.
El Comité de Licitación podrá dispensar en una oferta diferencias menores, ya sea de forma o respecto de los documentos de licitación, y pequeñas irregularidades, sí éstas no constituyan diferencias significativas y no perjudican ni afectan la posición relativa de ningún Oferente.
Con el examen preliminar, el Comité de Licitación determinará si cada oferta se ajusta o no substancialmente a los requisitos de la licitación, antes de proceder a la evaluación detallada conforme a lo establecido en el PBC.
El Comité de Licitación considerará que una oferta se ajusta substancialmente a los requisitos de la licitación cuando satisfaga, sin diferencias considerables, todas las condiciones estipuladas en el PBC. Se considera que constituye una diferencia considerable toda discrepancia, objeción ó reserva relativa a disposiciones críticas, como las referentes a la Garantía de Mantenimiento de la Oferta, las leyes aplicables, los impuestos y derechos.
El Comité de Licitación solo se basará en el contenido propio de la oferta para determinar si el Oferente se ajusta a la licitación, sin recurrir a pruebas externas.
El Comité de Licitación verificará en las ofertas recibidas el cumplimiento y respeto del régimen de prohibiciones establecido.
La Entidad Adjudicadora requerirá en el PBC de la licitación que los Oferentes presenten una declaración en el sentido de no estar sujeto a ninguna de las causales de prohibición de contratar con el Sector Público.
Durante el examen preliminar, el Comité de Licitación podrá rechazar cualquier oferta cuando:
· No cumpla con los requisitos esenciales del PBC de la licitación.
· Pertenezca a Oferentes objeto de litigio comercial por parte de la Entidad Adjudicadora relacionado con adquisiciones anteriores.
· Contiene más de una oferta sin estar permitido en el PBC de la licitación.
· Un Oferente represente a más de una casa comercial con un mismo producto.
· El Oferente no haya presentado la Garantía de Mantenimiento de Oferta o su monto o validez no sea suficiente según lo requerido en el PBC de la licitación.
· Tenga un período de validez menor que el requerido en el PBC de la licitación.
· El Oferente no acepte la corrección o no presente lo solicitado para subsanar los errores.
· Se presente en contravención del régimen de prohibiciones señalado por la norma sustantiva.
· El Oferente intente influenciar a la Entidad Adjudicadora en beneficio de su oferta.
· El Oferente incurra en faltas indicadas en las Instrucciones del PBC de la licitación como causal de rechazo de la oferta.
El Comité de Licitación podrá admitir aquellas ofertas con defectos de forma, omisión o errores leves, que no modifiquen sustancialmente los principios de igualdad, transparencia y economía de la oferta y se podrán corregir en la propia oferta o dentro del plazo común que fije dicho Comité.
Durante el examen preliminar, el Comité de Licitación podrá descalificar cualquier oferta cuando:
1. Se presente en contravención del cumplimiento del régimen de prohibiciones señalado por la LCE.
2. Mediante estudio calificado, se haya comprobado y acreditado en el expediente de la contratación, que se presenta un precio inaceptable, entendido como:
· Un precio excesivo en relación al precio normal de mercado incluyendo una justa y razonable utilidad.
· Precio ruinoso o no remunerativo para el Oferente, si el Comité de Licitación presume que no le permitirá cumplir la condiciones de la licitación o del contrato.
· Precios del comercio ilegal, desleal o en colusión con otra oferta.
· Precio que exceda la disponibilidad presupuestaria sin medios para su complementación oportuna.
3. El Oferente no cumpla los requisitos indicados en las Instrucciones del PBC de la licitación como causal de descalificación de la oferta.
El Comité de Licitación levantará y firmará acta de todas las sesiones, en donde se anotarán las decisiones adoptadas sobre el rechazo y la descalificación de las ofertas.
Después del examen preliminar, el Comité de Licitación notificará sus decisiones por escrito a los Oferentes cuyas ofertas hayan sido rechazadas o descalificadas.
EVALUACIÓN Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS
El Comité de Licitación evaluará y comparará las ofertas que se ajusten sustancialmente al PBC y que hayan aprobado su examen preliminar, apegándose a lo establecido en el PBC de la licitación respecto a:
- Los criterios o parámetros específicos para la evaluación de las ofertas presentadas.
- Los factores de ponderación numérica para cada uno de los criterios evaluados.
- El método objetivo de evaluación de las ofertas.
No se aplicarán criterios y ponderaciones no contemplados en el PBC de la licitación so pena de nulidad. El Comité de Licitación evaluará las ofertas en el plazo definido en el PBC.
El Comité de Licitación después de la apertura de ofertas dispondrá para la evaluación de las mismas el plazo establecido en el cronograma del proceso de licitación, fin de preparar un informe detallado con la recomendación de adjudicación y remitirlo a la máxima autoridad institucional con copia a los participantes 2 días después de suscrito.
El Comité de Licitación procederá a realizar primero la evaluación técnica de las ofertas que hayan aprobado su examen preliminar y después procederá a realizar la evaluación económica de las ofertas que en la evaluación técnica hayan alcanzado el puntaje mínimo establecido en el PBC para ser calificadas.
El Comité de Licitación utilizando los criterios o parámetros de evaluación, los factores de ponderación numérica y el método objetivo de evaluación establecido en el PBC, elaborará un informe detallado del análisis y comparación de todas las ofertas y establecerá el orden de prelación resultante para todas las ofertas que hayan sido objeto de evaluación.
Este informe detallado aprobado por el Comité de Licitación se adjuntará al informe de
Recomendación de la licitación.
La oferta evaluada como la más favorable, es la oferta que, después de aprobar el examen preliminar y aplicándole todos los criterios de evaluación técnica y económica, sus factores de ponderación numérica y el método objetivo de evaluación, indicados en el PBC, en sumatoria obtiene el mayor puntaje, resultando ser la más favorable.
En otras palabras es la que habiendo cumplido sustancialmente con los requisitos del PBC, resulte ser la oferta evaluada como la más baja que satisfaga los intereses de la Institución.
El Comité de Licitación levantará y firmará acta de todas las sesiones, en la que se harán constar la información de las ofertas evaluadas, tales como:
1 Número de Acta.
2 Fecha de emisión de Acta
3 Número de la licitación
4 Nombre de la licitación.
5 Informe de resultados del examen preliminar, ofertas aprobadas, rechazadas y descalificadas.
6 Método, criterios aplicados, ponderación y puntajes obtenidos de la evaluación técnica, ofertas aprobadas y descalificadas.
7 Método, criterios aplicados, ponderación y puntajes obtenidos de la evaluación económica.
8 Oferta evaluada como la más favorable y orden de prelación de todas las ofertas objeto de la evaluación económica.
9 Fecha de la evaluación.
10 Nombres y firmas de los miembros del Comité de Licitación que realizó la evaluación.
RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN
El Comité de Licitación hará llegar la recomendación de adjudicación de la licitación junto con el informe detallado del análisis y comparación de todas las ofertas, a la Autoridad Máxima de la Entidad Adjudicadora, con copia a cada Oferente evaluado para que haga uso de sus derechos correspondientes, en un término de dos (2) días hábiles después de la suscripción del mismo.
El Comité de Licitación podrá recomendar adjudicaciones parciales o compartidas cuando sea técnica y económicamente conveniente y así se haya establecido en el PBC.
El Comité de Licitación podrá recomendar la adjudicación de la licitación aún sí a la convocatoria de la licitación se presenta solo un Oferente, siempre que a juicio de dicho Comité, su oferta satisfaga los requisitos exigidos en el PBC, y convenga a los intereses del Estado, en caso contrario, se recomendará que la licitación se declare desierta.
La Autoridad Máxima de la Entidad Adjudicadora podrá suspender el procedimiento de licitación en cualquier momento antes de la adjudicación, debido a caso fortuito o fuerza mayor, los cuales se harán del conocimiento de los Oferentes participantes, sin carácter vinculante de responsabilidad alguna para el Estado con dichos Oferentes.
ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN
Cumplidos tres días después de recibida la recomendación del Comité de Licitación o, la Autoridad Máxima de la Entidad Adjudicadora podrá adjudicar la licitación a la oferta más favorable, mediante Resolución motivada, en la misma se indicará al menos la siguiente información:
1 Número de la Resolución de Adjudicación.
2 Fecha de emisión de la Resolución de Adjudicación.
3 Número de la licitación.
4 Nombre de la licitación.
5 Considerando(s) sobre el dictamen de recomendación.
6 Acuerdo(s) sobre el dictamen de recomendación con nombre(s) de Oferente(s), obra(s), bien(es) y servicio(s) y su(s) monto(s) adjudicado(s).
7 Nombre y cargo del funcionario autorizado para firmar el contrato.
8 Nombre, cargo y firma de la Autoridad Máxima que hace la Resolución de adjudicación.
9 Fecha de notificación de Resolución de Adjudicación a los Oferentes.
10 Copia de publicación de Resolución de Adjudicación por el mismo medio empleado para la convocatoria.
11 Nombres y firmas de los Oferentes que recibieron notificación.
La Entidad Adjudicadora comunicará dicha resolución a los Oferentes en un plazo de 3 días hábiles y la publicará por una vez en el mismo medio empleado para la convocatoria, de conformidad a los plazos establecidos para hacer uso de los recursos por parte del Oferente.
Al adjudicarse la licitación a la oferta más favorable, podrán tenerse en cuenta otros factores, además del precio, tales como plazos de entrega, costos operativos, eficiencia y compatibilidad de equipo y otros. Siempre que dichos factores, así como el peso relativo de cada uno de ellos, hayan sido claramente especificados en el PBC.
La Autoridad Máxima de la Entidad Adjudicadora podrá adjudicar la licitación a diversos Oferentes cuando en el PBC se haya establecido la posibilidad de hacer adjudicaciones por renglones, y de este modo se satisfaga de mejor forma el interés general.
1 No se presente oferta alguna.
3 No esté de acuerdo con el último dictamen presentado, fundamentando su desacuerdo.
Cuando una licitación se declare desierta o infructuosa, la Entidad Adjudicadora podrá reiniciar el procedimiento, facultado para reducir sus plazos hasta en un 50%.
Sí la Entidad Adjudicadora invocó motivos de interés público para declarar desierta la licitación, al iniciar un nuevo procedimiento, se acreditará el cambio en las circunstancias que justificaron dicha decisión.
RECURSO DE ACLARACIÓN AL DICTAMEN DE RECOMENDACIÓN DEL COMITÉ DE LICITACIÓN
Al existir un plazo o fecha en el cronograma para la evaluación, 3 días hábiles de este vencimiento, se debe emitir tal recomendación, a efectos de que los participantes tengan 2 días hábiles para su recurso.
El Comité de Licitación responderá al recurso de aclaración al emitir las recomendaciones dirigidas a la máxima autoridad administrativa.
El Comité de Licitación cuidará y tendrá en cuenta que este recurso es para aclarar aspectos confusos, ambiguos o contradictorios o cuando se hubiera omitido algún aspecto relevante que incida en la evaluación y comparación de las ofertas.
Si no se hace uso de este plazo, las recomendaciones quedan firmes para emitirse la resolución de adjudicación.
RECURSO DE IMPUGNACIÓN
La impugnación será motivada e indicará con detalle las irregularidades que el Oferente considera invalidan el resultado de la evaluación de la licitación.
El recurso se interpondrá ante la Procuraduría general de la República, a los tres (3) días hábiles de notificada la resolución, este lo admitirá o no en un plazo de dos días, si lo admite emplaza a las partes para que comparezcan en tres días a hacer uso de sus derechos, ahí solicita expediente, y resolverá en diez días hábiles. Si este plazo no se cumple, el oferente legitimado podrá hacer uso del siguiente recurso.
RECURSO POR NULIDAD ANTE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN CONTRA DEL ACTO DE ADJUDICACIÓN
Los Oferentes podrán recurrir de nulidad de la resolución o no emitida por la Procuraduría General de la República, ante el Consejo Superior de la Contraloría General de la República, cuando la Autoridad Máxima de la Entidad Adjudicadora, declare sin lugar la impugnación a la resolución de adjudicación, recurso que deberá interponerse dentro del plazo de diez días hábiles de la notificación o del silencio positivo
El Oferente indicará con precisión, en el escrito mediante el cual recurre, las infracciones sustanciales del ordenamiento jurídico que se le imputan al acto de adjudicación o a los actos de procedimiento, como fundamento de la impugnación, con indicación de las normas o principios que se alegan como transgredidos.
El Oferente aportará la prueba en que apoye sus alegatos y cualquier discrepancia con los estudios técnicos en que se fundamente la Entidad Adjudicadora, será refutada con estudios o dictámenes preparados por profesionales de reconocido nivel y experiencia en la materia respectiva.
El recurso por nulidad será resuelto dentro de los 20 (veinte) días hábiles siguientes a su interposición. Esta resolución agota la vía administrativa.
Si la Contraloría General de la República da lugar a la impugnación y en su resolución declare con lugar el recurso, parcial o totalmente, el Consejo Superior de la Contraloría General de la República anulará el acto de adjudicación y devolverá el expediente a la Entidad Adjudicadora para lo de su cargo.
FORMALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
La Entidad Adjudicadora formalizará en contrato privado dicha contratación, adquiriendo fuerza ejecutiva dicho instrumento. Sólo cuando el derecho común así lo disponga se elaborará escritura pública. Toda contratación debe derivar en un contrato, salvo las derivadas de contrataciones simplificadas que es opcional de dicha autoridad máxima.
Una vez firme la Resolución de Adjudicación, la Autoridad Máxima de la Entidad Adjudicadora formalizará el contrato de acuerdo con el modelo incluido en el PBC de la licitación y las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN
El Contratista podrá solicitar a la Entidad Adjudicadora reducir el monto de la garantía por la misma cantidad que se amortice al valor del anticipo, siempre que la garantía cubra el máximo del saldo deudor y mantenga su vigencia hasta la total amortización.
El Contratista no podrá ceder la ejecución del contrato sin autorización expresa de la Entidad Contratante, conferida mediante acto motivado indicando las razones y los motivos de interés público presentes. En caso de cesión, el Contratista original no se podrá liberar de las obligaciones resultantes de la relación contractual. La persona en cuyo favor se ceda la ejecución de un contrato administrativo reunirá las mismas condiciones exigidas para el Contratista original.
Cuando el objeto del contrato es una obra pública, el Contratista solamente podrá sub-contratar partes determinadas de la misma, cuando lo estipule el contrato y obtenga autorización por escrito de la Entidad Contratante.
Los sub-contratistas no podrán estar comprendidos en ninguna de las prohibiciones establecidas en la norma de contratación.
Los acuerdos adoptados por los componentes del sector público en ejercicio de estas prerrogativas son inmediatamente ejecutivos.
La Entidad Adjudicadora establecerá en los PBC de la licitación, las regulaciones de ajustes de precios en caso de que ocurran cambios en los principales componentes de los costos del proyecto tales como mano de obra, bienes, materiales, servicios, y demás, siempre y cuando el contrato se ejecute por más de 6 (seis) meses. Para el caso de contratos a corto plazo, se obtendrán precios firmes.
SUPERVISIÓN DE LA CONTRATACIÓN
En esta oportunidad temática dejaremos íntegramente lo que nos establecen las normas de control Interno, emitida por la Contraloría general de la República, especialmente en Obras Públicas.
FASE DEL PROYECTO
Los proyectos de obras públicas se desarrollarán por lo general en las siguientes fases
a) Estudio y diseño (pre-inversión) que incluye las siguientes etapas:
1.) Idea;
2.) Perfil;
3.) Prefactibilidad;
4.) Factibilidad;
5.) Diseño.
b) Inversión o ejecución que incluye las siguientes etapas:
1.) Modalidad de ejecución;
2.) Construcción.
c) Operación y mantenimiento.
Los proyectos de magnitud y complejidad significativas, salvo casos excepcionales, serán desarrollados por las Entidades u Organismos sujetándose a cada una de las etapas señaladas.
IDEA
Constituye la primera etapa de la fase del estudio y diseño; deberá presentar alternativas de proyectos encaminados a dar respuesta a los problemas o necesidades de la sociedad.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
a) Identificar el problema a solucionar o la necesidad a satisfacer;
b) Plantear las metas a alcanzar en relación con la solución del problema o en atención a las necesidades;
c) Identificar de manera preliminar, alternativas básicas de solución;
c) Identificar de manera preliminar, alternativas básicas de solución;
d) Plantear las mejores alternativas a estudiar más profundamente;
e) Identificar la decisión de dar solución al problema o de atender las necesidades y las alternativas planteadas.
En esta etapa los estudios se formulan por lo general con el personal técnico que labora en las Entidades u Organismos y que ha recibido la debida capacitación.
PERFIL
Esta etapa debe constituir el estudio con el nivel mínimo de información en los aspectos de mercados técnicos, organizacionales, financieros y de evaluación que debe alcanzar un proyecto.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
a) Cuantificación del mercado o tamaño del proyecto o programa;
b) Analizar las alternativas técnicas;
c) Estimación de monto de inversión (terrenos inversión principal, obras auxiliares, etc.);
d) Costos y beneficios anuales de operación, promedio, vida útil.
d) Costos y beneficios anuales de operación, promedio, vida útil.
PREFACTIBILIDAD
Esta etapa debe constituir un estudio destinado a profundizar en el análisis de las alternativas planteadas en la etapa de perfil, desde los puntos de vista técnicos, económicos, financieros e institucionales para determinar su rentabilidad y viabilidad a fin de tomar la decisión de profundizar el estudio o rechazar el proyecto.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
a) Investigar la existencia de la alternativas viables desde el punto de vista técnico, económico y social;
b) Determinar el grado de bondad de cada una de las alternativas con el propósito de compararlas y ordenarlas;
c) Estudiar aspectos especiales tales como mercado, localización, tamaño y momento óptimos, institucionales, legales y de financiamiento y otros aspectos señalados en la etapa de perfil;
d) Diseñar los términos de referencia para la factibilidad o el diseño definitivo, según el monto de inversión prevista.
d) Diseñar los términos de referencia para la factibilidad o el diseño definitivo, según el monto de inversión prevista.
FACTIBILIDAD
La etapa de factibilidad efectuará el estudio completo destinado a profundizar el análisis de la alternativa viable resultante de la prefactibilidad.
Este estudio debe permitir tomar la decisión de aceptar o rechazar el proyecto; además, debe comprender la mayor cantidad posible de detalles en cuanto a los aspectos técnicos, económicos, sociales, financieros, institucionales, administrativos y ambientales.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
a) Perfeccionar la alternativa que haya resultado con mayor indicador financiero, en cuanto al valor neto positivo en la etapa de prefactibilidad, reduciendo el rango de incertidumbre del mismo a límites aceptables;
b) Dar los elementos de juicios técnico-económicos ambientales necesarios y suficientes, que permitan justificar la aceptación, rechazo o postergación de la alternativa de inversión;
c) Realizar análisis de sensibilidad sobre el efecto que produce, sobre la rentabilidad del proyecto, las variaciones en aquellos elementos que afectan significativamente los beneficios y/o costos; y, por lo tanto, la rentabilidad de la alternativa sujeta a evaluación, en especial la localización y momento óptimo;
c) Realizar análisis de sensibilidad sobre el efecto que produce, sobre la rentabilidad del proyecto, las variaciones en aquellos elementos que afectan significativamente los beneficios y/o costos; y, por lo tanto, la rentabilidad de la alternativa sujeta a evaluación, en especial la localización y momento óptimo;
d) Formular los términos de referencia del diseño definitivo si la evaluación del proyecto muestra rentabilidad;
e) Verificar la disponibilidad financiera para las siguiente etapa.
DISEÑO
La etapa de diseño comprende un estudio que incluye cálculos, planos y especificaciones técnicas necesarias para llevar a cabo la ejecución del proyecto cuya factibilidad haya sido demostrada previamente. Es conveniente que en esta etapa la firma consultora del diseño haya entregado como mínimo a la unidad ejecutora lo siguiente:
a) Originales de los planos constructivos;
b) Cálculos estructurales;
c) Especificaciones técnicas de proyecto;
d) Programas de trabajos;
e) Plazo de construcción;
f) Presupuesto base;
g) Análisis de precio unitario;
h) Memoria descriptiva;
i) Recomendación de la ampliación de la financiación si el presupuesto excede significativamente la disponibilidad financiera;
j) Aprobaciones técnicas del diseño por las instancias gubernamentales correspondientes.
El responsable del proyecto informará sobre el avance de las etapas con la oportunidad debida para que la máxima autoridad pueda tomar acciones correctivas adecuadas.
El responsable del proyecto informará sobre el avance de las etapas con la oportunidad debida para que la máxima autoridad pueda tomar acciones correctivas adecuadas.
FINANCIAMIENTO PARA LA EJECUCIÓN
Concluida la fase de preinversión procederá la negociación tendiente a definir la fuente de financiamiento de la inversión.
MODALIDAD DE EJECUCIÓN
En esta etapa la Entidad u Organismo deberá decidir si la construcción del proyecto se ejecutará por los sistemas de administración o de contratos, basándose en un estudio comparativo de estas dos alternativas.
El estudio comparativo analizará la situación de la Entidad en cuanto a la experiencia, el plazo de construcción, el costo, el personal y equipo disponible; que no se afecte el cumplimiento de otras responsabilidades, etc., a fin de concluir con una recomendación razonada de la modalidad de ejecución.
El responsable del avance de la etapa informará oportunamente a la máxima autoridad, a fin de que pueda tomar las decisiones del caso.
La Entidad u Organismo debe verificar:
a) La disponibilidad de recursos para la construcción;
b) El cumplimiento del plazo de esta etapa;
c) El costo de la etapa.
La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo establecerá los controles que aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto en los plazos convenidos, en las mejores condiciones de calidad, eficiencia, economía y protección del medio ambiente.
Si el proyecto debe realizarse por el sistema de administración, la Entidad emitirá la orden para que se inicie la construcción.
Si el proyecto debe realizarse por contrato, la Entidad dispondrá que se curse de inmediato el trámite que prevean las disposiciones legales aplicables.
En uno u otro caso, la Entidad u Organismo determinará el responsable de estas actividades y los plazos de las mismas.
FIANZAS
Dependiendo de la naturaleza y monto del proyecto, las fianzas generalmente solicitadas de parte de la unidad ejecutora, son las siguientes:
a) Fianza de mantenimiento y ofertas;
b) Fianza de cumplimiento;
c) Fianza de adelanto;
d) Fianza por vicios ocultos.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Cuando sea necesario se deberá respaldar el auditor con el equipo de supervisión de parte de la unidad ejecutora o en todo caso de un técnico asignado para estas funciones, a fin de velar por que se cumplan las especificaciones técnicas.
Se debe comenzar con la parte administrativa y financiera del proyecto velando por que se hayan cumplido los requisitos necesarios en la licitación, adjudicaciones y contrataciones de proyectos, cumplimiento de las partes y requisitos estipulados en los contratos y el seguimiento de los desembolsos para los adelantos y avalúos de los mismos.
A fin de darle el seguimiento y control a las inversiones y proyectos se requiere de la elaboración de la bitácora correspondiente, la que debe contener por lo menos lo siguiente:
a) Número de la etapa;
b) Denominación;
c) Porcentaje (%);
d) Unidad de medida;
e) Cantidad estimada;
f) Costo unitario;
g) Costo total;
h) Período anterior acumulado:
1.) Cantidad;
2.) Valor;
3.) Porcentaje (%).
i) Este período:
1.) Cantidad;
2.) Valor;
3.) Porcentaje (%).
j) Acumulado actual:
1.) Cantidad;
2.) Valor;
3.) Porcentaje (%).
k) Porcentaje de avance.
CONSTRUCCIÓN
La etapa de construcción comprende la ejecución de la obra. La construcción debe dividirse en partidas valoradas que prevean el avance de obra y su costo. La iniciación de esta etapa requiere la existencia de las disponibilidades financieras.
En esta etapa la Entidad u Organismo verificará:
a) El financiamiento que garantice la ejecución de la obra y provea el normal flujo de fondos;
b) La ejecución del proyecto de acuerdo con los documentos del diseño;
c) El cumplimiento del programa de trabajo en cuanto al tiempo y al costo;
d) El estudio de los informes de avance de obra;
e) Las causas; y de ser el caso, las responsabilidades en las desviaciones del programa.
En caso de obras contratadas, el pago se hará por un valor equivalente a la obra realizada, excepción hecha del anticipo concedido que debe ser amortizado en el curso de la ejecución.
b) La ejecución del proyecto de acuerdo con los documentos del diseño;
c) El cumplimiento del programa de trabajo en cuanto al tiempo y al costo;
d) El estudio de los informes de avance de obra;
e) Las causas; y de ser el caso, las responsabilidades en las desviaciones del programa.
En caso de obras contratadas, el pago se hará por un valor equivalente a la obra realizada, excepción hecha del anticipo concedido que debe ser amortizado en el curso de la ejecución.
SUPERVISIÓN
Para la etapa de construcción, la Entidad u Organismo responsable establecerá la supervisión obligatoria y permanente con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseño y especificaciones, tanto en las obras contratadas como en las que se ejecutan por el sistema de administración. Son responsabilidades de la supervisión:
a) La vigilancia del cumplimiento del programa de trabajo en cuanto a tiempo y costo;
b) La vigilancia de la calidad, del cumplimiento de los planos, diseños y demás documentos del proyecto.
Cuando se dé el avalúo se hará mediante un levantamiento de la cantidad de obra realizada
En el período por el contratista, cuyo borrador deberá presentar al supervisor para su
aprobación inicial.
En este caso el auditor tendrá que depender de las cantidades de obras aceptadas por el
supervisor en caso de no poseer personal técnico en esta materia.
El tiempo transcurrido entre el corte efectuado en el campo y la entrega del avalúo aprobado
por el supervisor toma aproximadamente cinco (5) días. Luego que esta información ha llegado a las oficinas centrales de la unidad ejecutora toma otros siete (7) días para la elaboración del
pago correspondiente.
b) La vigilancia de la calidad, del cumplimiento de los planos, diseños y demás documentos del proyecto.
Cuando se dé el avalúo se hará mediante un levantamiento de la cantidad de obra realizada
En el período por el contratista, cuyo borrador deberá presentar al supervisor para su
aprobación inicial.
En este caso el auditor tendrá que depender de las cantidades de obras aceptadas por el
supervisor en caso de no poseer personal técnico en esta materia.
El tiempo transcurrido entre el corte efectuado en el campo y la entrega del avalúo aprobado
por el supervisor toma aproximadamente cinco (5) días. Luego que esta información ha llegado a las oficinas centrales de la unidad ejecutora toma otros siete (7) días para la elaboración del
pago correspondiente.
TERMINACIÓN Y RECEPCIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN
Cuando la supervisión del proyecto informe por escrito que se ha terminado la construcción de la obra, de dicha circunstancia se dejará constancia en la bitácora correspondiente, la que tratándose de contratos, estará respaldada por la estimación de liquidación.
La recepción de las obras contratadas se hará constar en acta; dicha recepción podrá ser provisional si hubiere observaciones a la obra; o definitiva si no las hubiere y cuando habiéndolas fueren superadas. En las obras por el sistema de administración es también conveniente contar con el acta que establezca su recepción oportuna.
En el acta de recepción de la obra se anotan los antecedentes, las personas que intervienen, importe de la obra, condiciones de la obra recibida, conclusiones, lugar y fecha de la misma o cualquier otra circunstancia que se estime necesaria.
Desde el momento de recibido el informe de terminación de la obra hasta la recepción de la misma no deberá transcurrir un plazo mayor de cinco (5) días.
El acta de recepción será elaborada por una comisión designada por la máxima autoridad de la Entidad u Organismo, la cual estará integrada por un técnico responsable del trabajo, por el supervisor de la obra, por un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución y el contratista, si lo hubiere.
RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos técnicos de todas las fases del proyecto, así como los que resulten en la terminación del mismo serán archivados por la Entidad ejecutora.
Es importante que la máxima autoridad determine al encargado de la custodia de estos documentos que por lo general está a cargo de empleados de las unidades administrativas de construcciones o mantenimiento.
REGISTROS DE COSTO DE LA OBRA
Las Entidades u Organismos responsables de la ejecución de proyectos de las obras públicas deberán abrir el rubro “Inversiones en Proyectos y Programas” con las cuentas y subcuentas respectivas.
MANTENIMIENTO
Las Entidades u Organismos públicos están obligados a ejecutar en forma eficiente, efectiva, económica y oportuna, el mantenimiento de las obras públicas que son de su responsabilidad, bajo una programación adecuada.
El mantenimiento de las obras públicas se iniciará tan pronto como se haya terminado su construcción.
El programa de mantenimiento incluirá un estimado anual de su costo. El responsable de mantenimiento debe informar a la máxima autoridad sobre el cumplimiento de los trabajos programados.
La estimación anual de los costos de mantenimiento es necesaria a los fines de su inclusión dentro del presupuesto de la Entidad u Organismo.
GRACIAS. HGCG
